چگونگی اولویت بندی کارها در فرصت محدود

مهارت های زندگی ۲۷ دی ۱۳۹۶ یک دیدگاه

اولویت های شما مشخص می کند که وقت خود را چگونه صرف می کنید. وقت بسیار گرانبهاست. زمان شما فوق العاده ارزشمند است.

رالف والدو امرسون می گوید: «از لحظات خود به دقت حراست کنید. اینها چونان الماس های تراش نخورده هستند. اگر به آنها توجه نکنید، کسی به ارزششان پی نخواهد برد. آنها را اصلاح کنید تا به نورانی ترین جواهر زندگی ای مفید تبدیل شوند.»

چگونگی اولویت بندی کارها در فرصت محدود

نمی توانیم زمان را تغییر بدهیم، تنها می توانیم اولویت های خود را تغییر بدهیم.

هرگز فکر کرده اید که من به زمان بیشتری احتیاج دارم؟ بسیارخب، این زمان بیشتر نصیب شما نمی شود. هیچ کس نمی تواند صاحب زمان بیشتری بشود. هر روز از ۱۴۴۰ دقیقه تشکیل می شود. هرکاری بکنید، این زمان افزایش پیدا نمی کند.

مایرز بارنز، مشاور فروش و نویسنده، می گوید:« مدیریت زمان هیچ ارتباطی به ساعت ندارد. بستگی به این دارد که کارها و فعالیت های خود را با توجه به ساعت چگونه طبقه بندی می کنید. نمی توانید زمان را ذخیره کنید، نمی توانید زمان را از دست بدهید، نمی توانید زمان را به عقب برگردانید، نمی توانید کاری کنید که فردا زمانی بیشتر از امروز در اختیار داشته باشید. زمان قابل دستکاری نیست. زمان بدون توجه به موقعیت، به راه خود ادامه می دهد.» از آنجایی که نمی توانید زمان را تغییر بدهید، باید طرز برخوردتان را با آن تغییر بدهید.

نمی توانیم همه کارها را انجام بدهیم

لین یوتانگ، فیلسوف و نویسنده چینی، می گوید:« در کنار عمل شریف انجام دادن کارها، هنر دیگر این است که بعضی از کارها را انجام ندهیم. حکم خرد است که فعالیت های غیرضروری را حذف کنیم.»

می توانید به تمامی خواسته های خود برسید، اما نمی توانید به همه چیزهایی که می خواهید دست پیدا کنید. باید انتخاب کنید. موفقیت حاصل انجام دادن کارهای متناسب و بجاست. باید بقیه کارها را کنار بگذارید. اگر مطمئن نیستید که کارهای درست کدامند، تصور کنید که شش ماه از زندگیتان باقی مانده است. کارهایی که می خواهید در این فاصله انجام دهید، همان کارهای مناسبند.

با چگونگی صرف کردن وقتمان، زندگی مان را انتخاب می کنیم

هر کاری که حالا انجام می دهید، کاری است که انجام دادنش را انتخاب کرده اید. بعضی ها نمی خواهند این حرف را باور کنند. اما اگر بالای بیست و یک سال داشته باشید، زندگی تان بستگی به این دارد که چگونه می خواهید آن را بسازید. برای این که زندگی خود را تغییر دهید، لازم است که اولویت هایتان را تغییر بدهید.

اگر شما تصمیم نگیرید که روزتان را چگونه بگذرانید، دیگران به جای شما این تصمیم گیری را خواهند کرد.

از خود سه سئوال بکنید؛ چیزی به اندازه رعایت اصل اولویت ها به ما در زندگی کمک نمی کند. وقتی متوجه شویم که با طرز برخودمان را با روزمان تغییر دهیم، از خودمان سه سئوال مهم کنیم:

  • از من چه انتظاری می رود؟ هر ارزیابی واقع بینانه اولویت ها در زمینه ای از زندگی، با ارزیابی واقع بینانه کاری که شخص باید بکند شروع می شود. شما برای اینکه همسر یا پدر یا مادری خوب باشید چه باید بکنید؟ برای راضی کردن کارفرمایتان چه باید بکنید؟ اگر رئیس و مسئول جمع دیگری هستید، سئوال به این شکل درمی آید که شما شخصا چه کاری را باید انجام دهید که نمی توانید آن را به دیگران تفویض کنید؟ وقتی اولویت های خود را منظم می کنید، همیشه به این موضوعات و اینکه از شما چه انتظاری دارند توجه نمایید.
  • چه عاملی بیشترین بازدهی را به من می دهد؟ وقتی در کارتان پیشرفت می کنید، به این نتیجه می رسید که بعضی از فعالیت ها نسبت به فعالیت های دیگر به شما بازدهی بیشتری می دهد. ( هرکس به این نتیجه نرسیده باشد، احتمالا در کارش پیشرفت نکرده است.) باید زمان خود را صرف کارهایی بکنید که بیشترین بازدهی را به شما می دهد.
  • چه کاری بیشترین پاداش را به من می دهد؟ اگر صرفا کاری را که باید و مفید و موثر است انجام بدهید، به شدت مولد می شوید، اما ممکن است راضی نشوید. به نظر من در ضمن مهم است کاری بکنید که به شما رضایت شخصی بدهد. با این حال به این نتیجه رسیده ام که بعضی ها دوست دارند کارشان را با پرسیدن پاداش و اجرکار شروع کنند و از این حد فراتر هم نروند. اما باید دانست کسی نمی تواند بی آنکه دو مورد نخست را پشت سر بگذارد، به مورد سوم برسد.

ویلیام جیمز، فیلسوف، می گوید:« هنر مدبر بودن، هنر دانستن این موضوع است که به چه موضوعاتی توجه نکنیم» اگر به این سه سئوال جواب بدهید، بهتر متوجه می شوید که چه موضوعاتی را باید نادیده بگیرید.

توجه به نظم و ترتیب اولویت ها

یکی از چیزهایی که بعد از تصمیم گیری درباره اولویت هایمان به سرعت متوجه میشویم، این است که اولویت ها به آسانی عوض می شوند. به همین دلیل لازم است که اولویت های خود را مرتب مورد تجزیه و تحلیل قرار دهیم. توصیه ما تکرار این جمله است: من همه روزه باتوجه به اولویت هایم کار می کنم. اما این یعنی چه؟ به پنج نکته اشاره می کنیم:

  • همه روزه اولویت هایتان را ارزیابی کنید

اولویت ها ثابت باقی نمی ماند. باید همه روزه اولویت های خود را از نو بررسی و تحلیل کنید. چرا؟ به این دلیل که اوضاع مرتب تغییر می کند. در نتیجه روش انجام دادن کارها هم تغییر می کند. ارزش های شما معمولا ثابت باقی می ماند، اما اینکه برای رعایت آن ها چه کارهایی را باید زودتر انجام دهید تغییر می کند. از این رو باید انعطاف کافی داشته باشید.

  • اوقات خود را به دقت برنامه ریزی کنید.

باتوجه به اهمیت کارها، آن ها را به ترتیب شماره گذاری کنید. فردا اول وقت به کار شماره یک نگاهی بیندازید. به بقیه نگاه نکنید. تنها به عدد یک نگاه کنید. این اقدام را شروع کنید و آن قدر به کارتان ادامه دهید تا این کار به انتها برسد. بعد به سراغ مورد دوم و سپس مورد سوم بروید. اگر تنها به یک یا دو مورد رسیدگی کردید. شما روی مهم ترین موارد کار کرده اید. اگر از روش های دیگری هم استفاده می کردید، نمی توانستید همه را تمام کنید. همه روزه از این روش استفاده کنید. اگر می خواهید موثر باشید، باید به برنامه ریزی توجه کنید. در هر روز کاری هم در هر ساعت مشخص کنید که چه کارهایی باید انجام دهید. صبح ها که از خواب بیدار می شوید، بدانید که تا پایان روز چه کارهایی را باید انجام دهید. حتی روزهای تعطیل هم از این قاعده مستثنی نیست.

  • برنامه خود را دنبال کنید.

بررسی ها نشان می دهد که اغلب مقامات بلندپایه سازمانها و شرکتها، تا اواسط عصر به مهم ترین کارهایشان رسیدگی نمی کنند، چرا؟ به این علت که اغلب آن ها ابتدا کارهای ساده و بی اهمیت را انجام می دهند تا به احساس موفقیت و اعتماد به نفس برسند. اگر زندگی تان را اولویت بندی و روزتان را برنامه ریزی نمایید اما مطابق این برنامه ریزی کار نکنید، نتایج کارتان مشابه کسانی خواهد بود که اصلا برنامه ریزی و اولویت بندی نمی کنند.

  • هرکاری را که امکانش وجود دارد، به دیگران تفویض کنید.

هنگام تفویض اختیار می توان اشخاص را به دو دسته تقسیم کرد: چسبنده ها و رهاکننده ها. چسبنده ها حاضر نیستند کاری را که مهم می پندارند به دیگران تفویض کنند. هدف آن ها کمال طلبی است. اما رهاکننده ها به سرعت کارها را واگذار می کنند و برایشان مهم نیست که کار خوب انجام می شود یا نه. هدشان این است که کار از روی میزسان برداشته شود. شما معیار های درست و مناسب تفویض اختیار کردن را چگونه پیدا می کنید؟ چه زمانی باید کاری را به دیگران محول کرد و چه زمانی نباید این کار را انجام داد؟ اگر کسی بتواند کاری را که شما انجام می دهید تا ۸۰ درصد به خوبی شما انجام دهد، آن را به او واگذار کنید. رفتار کاملا درستی است . و اگر به آن ها انگیزه بدهیم و تشویقشان کنیم، به تدریج بر کیفیت کار خود می افزایند و آن را بهتر انجام می دهند.

  • همه روزه روی اشخاص مناسب سرمایه گذاری کنید.

در زمینه رعایت اولویت ها به موضوع دیگری اشاره می کنیم، و آن اولویت بندی چگونگی صرف وقت با دیگران است. شما چگونه تصمیم می گیرید که با چه کسانی صرف وقت کنید؟ مطمئنا می خواهید با همه با ادب و نزاکت حرف بزنید. می خواهید با همه رابطه مثبت و خوبی داشته باشید. اما نباید با همه به یک اندازه صرف وقت کنید.

کاربردها و تمرینات اولویت ها

مشخص کردن کارهای مهم و انجام دادن آن ها بطور روزانه

هرزمانی اشخاص به بالاترین سطوح حرفه خود می رسند، می توانید یقین بدانید اولویت بندی برای آن ها بسیار مهم بوده است.

تصمیم گیری درباره اولویت های امروز

شما در زمینه اولویت های امروزتان در چه موقعیتی به سر می برید؟ این سئوالات را از خود بکنید:

  • آیا تصمیم گرفته ام که کدامیک از فعالیت هایم از اولویت برخوردارند؟ آیا می خواهم با رعایت اولویت هایم کار کنم؟
  • اگر جواب مثبت است، چه زمانی این تصمیم را گرفتم؟
  • دقیقا چه تصمیمی گرفتم؟( آنرا در فضای زیر بنویسید)

 

رعایت اولویت های هر روزه

باتوجه به تصمیمی که درباره اولویت ها گرفتید، امروز و هرروز چه باید بکنید تا به موفقیت برسید؟ آن را در فضای زیر بنویسید.

جبران دیروز

اگر برای گرفتن تصمیمات درست و ایجاد نظم و ترتیب در کارهایتان به کمک احتیاج دارید، تمرینات زیر را انجام دهید:

  • در گذشته به زمان چگونه نگاه کرده اید؟ آن را کالای ارزشمندی به حساب آورده اید؟ تاکنون نگرش شما درباره زمان چگونه بوده است؟
  • یکی از روزهای کاری خود را صرف اندیشیدن به سئوالات زیر بکنید:

از شما چه انتظاری می رود؟

چه چیزی بیشترین بازدهی شما را سبب می گردد؟

چه چیزی بیشترین پاداش را به شما می دهد؟

چگونه ارزیابی شما در این سه زمینه سبب می شود که زندگی تان را تغییر دهید؟

  • برای دستیابی به هدفی که دارید، اولویت ها را مشخص کنید. از الگوی زیر برای این مهم استفاده نمایید.
  • اولویت بندی: کارهای مهم را تشخیص بدهید.
  • سازماندهی: تصمیم بگیرید چگونه این کار را می کنید.
  • برنامه ریزی: تصمیم بگیرید چه موقع این کار را خواهید کرد.
  • برقراری ارتباط: اولویت های خود را با سایر اعضای گروه درمیان بگذارید.
  • اجرا: مطابق برنامه رفتار کنید.
  • ارزیابی: خود و نتایجتان را با توجه به اولویت هایتان ببرسی کنید.

نگاهی به فردا

مدتی را صرف کنید و به این بیندیشید که چگونه تصمیم شما درباره اولویت ها و نظم و ترتیب کار روزانه که در اثر این اولویت بندی شکل می گیرد. روی آینده شما تاثیر مطلوب برجای می گذارد. سودی که عاید شما می شود، کدام است؟ آن را در فضای زیر بنویسید.

از نوشته های خود به عنوان یاد آوری استفاده کنید،

زیرا… اگر امروز بیندیشید، همه روزه از آن سود می برید، و نظم هرروز، تصمیم دیروز شما را قدرت می بخشد.

منبع: امروز مهم است، دوازده اقدام روزانه برای تضمین موفقیت فردا، جان سی مکسول، ترجمه مهمدی قراچه داغی، نشر پیکان۱۳۹۲، تهران.

1
دیدگاه بگذارید

1 Comment threads
0 Thread replies
0 Followers
 
Most reacted comment
Hottest comment thread
1 Comment authors
  Subscribe  
Notify of
ساناز

من همیشه کارهای روزانه را روی یک ورق می نویسم و میگذارم روی میز حالا بستگی به فرصتی که هست آنها را انجام میدم و روی کارهای انجام شده خط می کشم. اگه برنامه روزانه را ننویسیم ممکنه یکی دو مورد را فراموش کنیم.