۷ هدر دهنده بزرگ زمان در دنیای کار

روانشناسی ثروت , مهارت های زندگی ۰۸ بهمن ۱۳۹۶ یک دیدگاه

براساس صدها بررسی و تحقیق انجام شده، هفت شناخته شده اند. توانایی شما در مقابله با آنها نشان خواهد داد که چقدر در کارتان موفق هستید.

  • وقفه های تلفنی: وقفه های تلفنی در بالای فهرست ما قرار دارند. تلفن زنگ می زند و رشته افکار شما را پاره کرده و کارتان را دچار وقفه می کند و شما را از انجام کارتان باز می دارد. وقتی تماس تلفنی را به پایان می رسانید، اغلب از کار منحرف می شوید و بازگشت به کار را دشوار می بینید.
  • مهمانان سرزده: مهمانان سرزده یا ناخوانده می توانند زمان شما را تا حد زیادی هدر دهند. این افراد می توانند از داخل یا خارج شرکت باشند. آنها به دفتر شما می آیند و کارتان را دچار وقفه می نمایند و رشته افکارتان را پاره می کنند و به کارآمدی شما لطمه می زنند. گاهی بطور مداوم درباره مسائل بی اهمیت صحبت می کنند و شما را از کار باز می دارند.
  • جلسات: جلسات؛ چه برنامه ریزی شده باشند و چه غیره منتظره، حدود ۴۰ درصد از وقت شما را هدر می دهند. این جلسات می توانند رسمی یا ویژه ، گروهی یا دونفره در یک دفتر یا در سالن اجتماعات باشند. بسیاری از جلسات غیرضروری بوده و میزان زیادی از زمان شما را هدر می دهند.
  • آتش نشانی یا اورژانس: یکی از هدر دهندگان بزرگ زمان، اداره موقعیت های اضطراری و بحران های اجتناب ناپذیر و به اصطلاح «آتش نشانی» اشت. درست وقتی که مشغول انجام کارتان هستید، اتفاقی غیرمترقبه رخ می دهد که گاه ساعت ها و شاید بیشتر، شما را از کارتان باز می دارد.
  • تعویق: تعویق، زمان را می دزدد.این گونه نیست که مردم ندانند برای رسیدن به موفقیت چه باید بکنند. بیشتر مردم از مراحلی که باید طی کنند تا زندگی و کار خود را بهبود بخشند، کاملا اطلاع دارند. مشکل این است که آنها دائما دلایلی برای انجام ندادن کارشان پیدا می کنند تا اینکه دیگر برای انجام آن کار خیلی دیر می شود. به قدری در کارشان امروز و فردا می کنند که دیگر فردایی باقی نمی ماند. برای آگاهی بیشتر؛ به مقاله شانزده روش برای غلبه بر تعویق؛ مراجعه نمایید
  • گفتگوهای بیهوده: گفتگوها و صحبت های بیهوده زمان زیادی را طلب می کنند. تخمین زده شده که حدود ۷۵ درصد زمان در محل کار صرف صحبت با همکاران می شود. متاسفانه، نیمی از زمان صرف گفتگوهای بیهوده ای می شود که هیچ ربطی به کار ندارند. این گفتگوها زمان انجام کار را به هدر می دهد.
  • تردید و تاخیر: تردید بیش از آنچه که فکرش را بکنید، زمان را به هدر می دهد. این کار، کاغذبازی و نامه نگاری و فعالیت های بیهوده و غیرضروری را دربردارد. تردید زمان شما و دیگران را هدر می دهد.

در این مقاله، تکنیک های ثابت شده ای را برای مقابله با این هدردهندگان زمان، به استثنای تعویق، خواهیم آموخت. موضوع تعویق به قدری اهمیت دارد که بطور مفصل در مقاله ای  تحت عنوان شانزده روش برای غلبه بر تعویق، مورد بررسی قرار خواهد گرفت.

هفت راه برای مقابله با وقفه های تلفنی

در زیر با هفت روش آشنا می شوید که برای مقابله با وقفه های تلفنی بکار می روند:

  • تلفن را به عنوان یک ابزار کار مورد استفاده قرار دهید: سعی کنید مکالمه های کوتاهی داشته باشید. وقتی مشغول کار هستید، تلفنی با دیگران معاشرت نکنید. تماس های خود را تا حد امکان مفید و کارآمد کنید و تلفن را ابزار کار و ارتباط بدانید. باید سعی کنید از ساعت۹ صبح تا ۵ بعد از ظهر از تلفن به عنوان یک ابزار کاری استفاده نمایید.
  • تماس های خود را غربال کنید. قبل از جواب دادن به تلفن، ببینید چه کسی پشت خط است و چه می خواهد وقتی افراد ناشناس با شما تماس می گیرند، با کنجکاوی طبیعی خود مقابله نمایید. قبل از برداشتن گوشی ببینید چرا با شما تماس گرفته اند.
  • به تلفن جواب ندهید. هرگاه ممکن بود، زمانی از روز خود را تعیین نمایید که طی آن می خواهید بدون وقفه کار کنید. یکی از بهترین تاکتیک هایی که می توانید استفاده کنید، قطع کردن تلفن در زمانی است که به کار مهمی می پردازید. اگر کار مهمی داشته باشند، دوباره تماس می گیرند.
  • زمانی را برای پاسخ به تلفن ها مشخص کنید. وقتی به دیگران زنگ می زنید و آن ها در دسترس نیستند، پیغام بگذارید و زمانی را برای پاسخ دادن به تماس های خود درنظر بگیرید. وقتی فردی با شما تماس می گیرد و شما نمی توانید پاسخ دهید، اطمینان یابید که منشی شما زمانی را برای تماس با آن فرد مشخص کرده باشد. این مورد مربوط به زمانی است که شما شماره فرد مقابل را دارید و لازم نیست دفترچه تلفن خود را بگردید.
  • تماس های خود را دسته کنید. از منحنی یادگیری استفاده کنید، تمام تماس های تلفنی خود را یکباره انجام دهید. آنها را پراکنده در طول روز انجام ندهید. گاهی می توانید تا ساعت۱۱ تلفن های خود را نگهدارید و سپس بین ساعت یازده تا دوازده آنها را انجام دهید. یا می توانید تا ساعت ۳:۳۰ صبر کرده و تا ساعت۴:۳۰ انجامشان دهید.
  • از قبل برای تماس هایتان برنامه ریزی کنید. یک تماس تلفنی را مثل یک جلسه بدانید و برنامه ای برای جلسات یا بحث های تلفنی طراحی کنید. وقت خود را با برداشتن تلفن و برقراری تماس و فراموش کردن دلیل اصلی تماس و حرف هایتان هدر ندهید.
  • یادداشت بردارید. از مکالمات تلفنی خود یادداشتی تهیه کنید. قدرت نزد کسی است که بهترین یادداشت ها را دارد. هرگز بدون کاغذ و قلم به تلفن خود پاسخ ندهید. درباره چیزهایی که با آن موافق هستید، یادداشت های دقیقی بردارید. مطالب مورد توافق فرد مقابل را نیز بنویسید، از جمله ارقام، زمانها، تاریخ ها، میزان و غیره. این یادداشت ها در آینده برای شما اهمیت زیادی خواهند داشت.

مقابله با مهمانان سرزده:

در زیر با پنج راه برای مقابله با هدر دهنده بعدی زمان یعنی مهمانان سرزده آشنا خواهید شد:

  • زمان ساکت و آرامی را برای کار ایجاد کنید. ابتدا، زمان ساکتی را در طول روز مشخص نمایید که در آن بتوانید روی کارتان تمرکز کنید. طی این زمان، اجازه ندهید وقفه ای در کار صورت بگیرد. یک تابلوی مزاحم نشوید برای خود تهیه و روی در اتاقتان نصب کنید. مشخص نمایید که وقتی این تابلو را می زنید یعنی به جز موارد اضطراری نمی خواهید به هردلیلی کسی مزاحمتان شود.
  • فورا بلند شوید. وقتی مهمانان ناخوانده وارد اتاق می شوند، فورا از جا بلند شوید، به سمت میز بروید و وانمود کنید که قصد خروج از اتاقتان را دارید و بگویید:«خیلی از دیدنتان خوشحالم اما داشتم بیرون می رفتم، در راه حرف می زنیم.»سپس به سمت در رفته و او را تا سالن همراهی کنید و سپس به راه خود ادامه داده و به دفتر یکی از همکاران رفته تا او از آنجا برود و پس از رفتن او، به سرکار خود بازگردید. این مار زمان زیادی را برایتان حفظ میکند.
  • گفتگو را پایان دهید. وقتی به حد کافی صحبت کردید، بگویید«قبل از اینکه بروید، یک مطلب دیگر بگویم» سپس بلند شوید و مهمانتان را به سمت در هدایت کنید. گفتگو را با هر جمله ای که می خواهید به اتمام برسانید، دست بدهید، و سرکارتان بازگردید. نوع دیگر این روش این است که بگویید:« قبل از اینکه بروید می خواهم چیزی به شما نشان بدهم.» سپس مهمانتان را به بیرون دفتر راهنمایی کرده و یک گیاه یا کتاب، یک مبل یا هرچیز دیگری را به او نشان دهید. سپس بازگشته و کارتان را از سر بگیرید و او را ترک کنید تا به راه خود ادامه دهد.
  • زمان خاصی را به جلسات اختصاص دهید. برای اینکه با مهمانان ناخوانده درست رفتار کنید، می توانید زمان خاصی را که هم برای شما و هم برای او مناسب باشد، به جلسه اختصاص دهید. با همکارانتان قرار ملاقات بگذارید و به آنها بفهمانید تنها در اوقات خاصی در اتاقتان به روی آنها باز است و میتوانید آنها را ببینید.
  • از به هدر رفتن زمان دیگران جلوگیری کنید. تا می توانید تلاش کنید سرزده به دیدن دیگران نروید. اگر به دفتر دیگران وارد شدید، ادب را رعایت کرده و بپرسید: « الان وقت دارید؟ و یا بهتر است بعدا با هم صحبت کنیم؟» دیگران را نیز تشویق کنید همین کار مودبانه را در مقابل شما انجام دهند. این که افراد چطور به طور ناخودآگاه وقت دیگران را تلف می کنند و خود از آن بی خبرند، شگفت انگیز است.

صرفه جویی زمان در جلسات:

جلسات، سومین عامل هدردهنده زمان در دنیای کار محسوب می شوند. حدود نیمی از ساعات کاری در جلسات گروهی یا دونفره صرف می شود. طبق تخمین تمام کارمندان، حداقل ۵۰ درصد این زمان به هدر می رود. این امر به این معنی است که حدود ۲۵ درصد زمان کار در جلسات از بین می رود. اما با این حال، جلسات بد نیستند. جلسه یکی از ابزارهای ضروری کار جهت تبادل اطلاعات، حل مشکلات، و بررسی پیشرفت کار است. اما باید به درستی مدیریت شده و مورد استفاده قرار گیرند.

خاموش کردن آتش:

دیگر هدردهنده بزرگ زمان در دنیای کار، «آتش نشانی» یا «مقابله با بحران غیرمترقبه» نام دارد. این مسئله در زندگی شخصی نیز زمان زیادی را هدر می دهد. یک راه مقابله با این بحران های غیرمنتظره، مشارکت در کاری است که «پیش بینی بحران» نام دارد. پیش بینی بحران نیازمند این است که به جاده آینده نگاهی بیندازید و از خود بپرسید «احتمال دارد چه اشتباهی روی دهد و اگر رخ دهد چه باید بکنیم؟» بویژه از خود بپرسید«بدترین چیزی که ممکن است در سه، شش، نه یا دوازده ماه آینده روی دهد، چیست؟ بدترین بحرانی که ممکن است بروز کند، چیست؟»

گفتگوهای بیهوده به کارتان لطمه می زند:

دیگر هدردهنده زمان در دنیای کار، گفتگوهای بیهوده است. اگر به خاطر معاشرت بیش از اندازه معروف شوید، این امر می تواند کارتان را خراب کند. بیشتر مردم زمان را هدر می دهند. آنها کمتر از میزان ظرفیت خود کار می کنند. بنابراین، زمان زیادی برای معاشرت و پرداختن به گفتگوهای بیهوده دارند. در زیر با روش هایی آشنا می شوید که به شما کمک می کنند در دام معاشرت بیش از حد گرفتار نشوید.

تردید و تصمیم گیری ضعیف:

یکی از بزرگترین هدردهندگان زمان، تردید یا تصمیم گیری ضعیف است. تردید یا تصمیم گیری ضعیف می تواند هزینه های گزافی در زمینه پول و زمان هدر رفته باشد. یک قانون بنیادی درخصوص تصمیم گیری این است که ۸۰ درصد تصمیمات را باید وقتی برای اولین بار مطرح می شوند اتخاذ کرد. تنها ۱۵ درصد تصمیمات را بعدا گرفت و ۵ درصد تصمیمات اصلا نباید اتخاذ شوند.

منبع: مدیریت زمان؛ انجام بیشترین کار در کمترین زمان ممکن، برایان تریسی.

1

Please Login to comment
1 Comment threads
0 Thread replies
0 Followers
 
Most reacted comment
Hottest comment thread
1 Comment authors
رضا

عالی